Gain de temps au travail

Limiter le temps passé sur les e-mails
Choisissez une heure de la journée à consacrer aux e-mails. Au lieu d'être dérangé toutes les cinq minutes par l'alerte message d'Outlook, n'ouvrez votre e-mail que le matin, en arrivant au bureau, et consacrez-vous aux e-mails pendant une demi-heure. Ensuite, fermez votre e-mail. Ne le rouvrez pas plus d'une ou deux fois par jour.

Débranchez le téléphone
Se concentrer sur une pratique est difficile lorsque le téléphone n'arrête pas de sonner. Si vous voulez vous taire, activez le répondeur. Si vous n'avez pas de répondeur, arrangez-vous avec une collègue : elle peut répondre au téléphone et prendre les messages le matin et vous ferez de même pour elle l'après-midi. Une fois que vous avez terminé le travail le plus urgent, jetez un œil à vos messages et, si nécessaire, rappelez celui qui vous cherchait.

Planifiez vos pauses
Une fois de plus, Cristina a fait irruption dans votre bureau, café à la main, pour vous raconter ce qu'elle a vu à la télévision hier soir. Le problème, c'est qu'il vous reste encore 12 dossiers à terminer, une présentation à préparer et un client à rencontrer aujourd'hui. Vous ne pouvez pas laisser votre bureau devenir le point de rencontre pour la pause-café de tous les collègues bavards que vous rencontrez. Pour être rassuré, demandez à vos collègues de vous appeler avant de passer ou, mieux encore, de vous envoyer un e-mail. Ou décidez avec eux d'un moment pour rencontrer tout le monde à la machine à café.

Attendre
Évitez autant que possible de travailler dans la précipitation. La plupart du temps, les délais pour les pratiques sont à long terme. Au lieu de le mettre une semaine avant la date limite, commencez à traiter une pratique 6 semaines à l'avance, en y consacrant une heure ou deux par jour. Cela vous permettra d'éviter les mauvaises surprises de dernière minute.

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Faites une liste hiérarchique de vos engagements
Dans le jargon professionnel on parle de « to do list » : c'est la liste des choses que vous avez à faire. Au lieu de garder tout en tête, votre emploi du temps, mettez-le sur papier. Notez tout ce que vous devez faire, des choses les plus urgentes et les plus importantes aux détails simples et insignifiants. Organisez tout de manière hiérarchique, en soulignant les choses les plus urgentes et en les supprimant au fur et à mesure. Vous pourrez ainsi mieux gérer l'organisation de vos engagements et éviter d'en oublier certains.

Gagnez du temps pour les imprévus
Si vous travaillez toujours à la hâte, il n'y a pas de temps dans votre journée pour une pratique supplémentaire ou une réunion imprévue. Malheureusement, au travail, les choses ne se passent jamais comme vous le pensiez et il y a souvent une situation inattendue qui se produit entre votre tête et votre cou. Et puis, la panique. Évitez le stress en gardant un moment de la journée à consacrer aux imprévus.